Hausverwaltung zukunftssicher gestalten: Die Digitalisierung der Rütter Immobilien GmbH

Wie die Digitalisierung unsere Arbeit als Hausverwaltungsunternehmen erleichtert und laufend verbessert, welche Vorteile sie für unsere Kunden bietet und welche Hürden zu überwinden sind.

Die Digitalisierung ist ein Megatrend, der alle Bereiche des Lebens und der Wirtschaft verändert. Sie ist eine der größten Herausforderungen und Chancen für uns als Hausverwalter und bietet neue Möglichkeiten, Prozesse zu optimieren, die Kommunikation zu verbessern und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Wir sind als Hausverwalter für die ordnungsgemäße Verwaltung von gemeinschaftlichem Eigentum, die Durchführung von Eigentümerversammlungen, die Erstellung von Wirtschaftsplänen und Abrechnungen, die Beauftragung von Instandhaltungsmaßnahmen, die Verwaltung von Dokumenten und vieles mehr zuständig. Diese Aufgaben sind oft zeitaufwändig, komplex und erfordern einen hohen Verwaltungsaufwand, eine gute Kommunikation und eine hohe Transparenz. Wie wir von der Digitalisierung profitieren und welche Schritte wir gehen, um unser Hausverwaltungsunternehmen zukunftssicher zu machen erfahren Sie hier.

Was bedeutet Digitalisierung für uns?

Digitalisierung bedeutet für uns als Hausverwalter, dass wir die Nutzung von digitalen Technologien und Plattformen in unserer Immobilienverwaltung erhöhen, um Arbeitsabläufe zu vereinfachen, zu beschleunigen, zu automatisieren und zu verbessern. Dies umfasst sämtliche Bereiche, auch die Kundenbindung und -gewinnung, die durch digitale Services wie Online-Bewertungen, digitale Verträge oder digitale Belegprüfungen gesteigert, personalisiert und differenziert werden können.

Genutzte Chancen bei der Digitalisierung als Hausverwalter

Die Digitalisierung ermöglicht uns eine schnellere und einfachere Kommunikation zwischen der Hausverwaltung, den Eigentümern und den Dienstleistern. Anstatt Briefe zu schreiben oder anzurufen, können die Beteiligten über E-Mail, per App mit integrierten Messenger und Online-Portal miteinander in Kontakt treten. So können Informationen zeitnah ausgetauscht, Fragen geklärt und Probleme gelöst werden. Die Digitalisierung erleichtert uns die Erstellung, Prüfung und Bereitstellung von Wirtschaftsplänen, Hausgeldabrechnungen und anderen wichtigen Dokumenten. Anstatt Papierbelege zu sammeln und zu sortieren, können wir digitale Rechnungen und Zahlungen erfassen und verwalten. Die Eigentümer können jederzeit online ihre Abrechnungen und Hausunterlagen einsehen und nachvollziehen, wie ihre Hausgelder verwendet werden. Die Digitalisierung reduziert bereits jetzt in unserem Unternehmen den Papierkram und den Platzbedarf für die Aufbewahrung von Dokumenten. Anstatt Aktenordner zu stapeln und zu archivieren, erstellen und speichern wir digitale Dokumente, welche in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS), nach den Vorgaben der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) verwaltet und gepflegt werden und das Revisionssicher. Unsere Kunden können jederzeit online auf Dokumente zugreifen und sie bei Bedarf herunterladen oder ausdrucken. Die Belegprüfung erfolgt digital und sortiert. Der Beirat oder der Belegprüfer bekommt dafür alle Buchungen formatiert und mit verlinkten Belegen zur Verfügung gestellt. Somit kann die Belegprüfung sauber und Ortsunabhängig erfolgen. Durch den Einsatz von digitalen Tools können wir viele Prozesse automatisieren, standardisieren und beschleunigen, die sonst manuell, papierbasiert und fehleranfällig sind. Dadurch wird unsere Produktivität und Effizienz gesteigert, indem Routineaufgaben automatisiert, Prozesse laufend standardisiert und Ressourcen eingespart werden können.

Unsere Herausforderungen bei der Digitalisierung

Die Digitalisierung bringt einige Herausforderungen mit sich, denen wir uns stellen, um die Potenziale der digitalen Transformation voll ausschöpfen zu können. Nicht alle unserer Kunden sind bereit oder in der Lage, die digitalen Veränderungen mitzutragen, die zwangsläufig eingeführt werden müssen. Manche haben Bedenken bezüglich der Sicherheit, des Datenschutzes oder der Benutzerfreundlichkeit der digitalen Lösungen. Andere haben einfach keine Lust oder kein Interesse, sich auf neue Wege der Kommunikation, Abstimmung oder Verwaltung einzulassen. Hier überwinden wir den Widerstand gegen die Digitalisierung, indem wir die Vorteile und den Nutzen der digitalen Lösungen klar kommunizieren, die Beteiligung und das Feedback fördern, die Anforderungen und Bedürfnisse unserer Kunden berücksichtigen und die digitale Kompetenz und das Vertrauen der Eigentümer erhöhen.
Die Digitalisierung erfordert unsererseits, dass wir uns mit einer Vielzahl von neuen Technologien, Anbietern, Partnern, Standards und Vorschriften (insbesondere für das ersatzlose Scannen) auseinandersetzen müssen, die oft komplex, dynamisch und heterogen sind. Wir müssen daher die Komplexität der Digitalisierung beherrschen und haben dafür eine klare digitale Strategie und Roadmap entwickelt, in der die Ziele, Prioritäten, Ressourcen und Verantwortlichkeiten klar definiert wurden, die Auswahl und Integration der digitalen Lösungen sorgfältig und unter unseren Qualitätsansprüchen geplant und getestet wurde.

Wie wir die Digitalisierung in der Rütter Immobilien GmbH umsetzen

Unsere Digitalisierungsagenda ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess, für den eine strategische Planung, eine systematische Umsetzung und eine stetige Anpassung erforderlich ist. In unserer Hausverwaltung wurde in eine Anpassung der bestehenden Prozesse, eine Investition in die technische Ausstattung und in laufende Schulungen der Beteiligten investiert. Um unsere Digitalisierungsstrategie erfolgreich umzusetzen, haben wir die nachstehenden Schritte beachtet:
Bevor wir mit der Digitalisierung begonnen haben, wurde eine Bestandsaufnahme der aktuellen Situation festgehalten. Welche Aufgaben werden bereits digital erledigt? Welche Aufgaben sind noch analog? Welche Probleme oder Schwachstellen gibt es? Welche Bedürfnisse und Erwartungen haben die Eigentümer und die Dienstleister?
Es gibt verschiedene Anbieter von Software und Hardware, die spezielle Lösungen für Hausverwaltungsunternehmen entwickelt haben. Diese können unterschiedliche Funktionen und Preise haben. Weiterhin gibt es keinen Anbieter der alles gleich gut macht. Es liegt auch in der Natur der Sache, dass kein Anbieter eine allgemeine perfekte Lösung hat, da jedes Unternehmen individuelle Bedürfnisse und Anforderungen mit sich bringt. Wir haben uns die Zeit genommen, die verschiedenen Angebote und Optionen zu vergleichen und die passenden Lösungen für die eigenen Anforderungen herausgefiltert. Heruntergebrochen war es uns wichtig ein solides Grundgerüst zu erhalten, das wir an unsere Anforderungen gut anpassen können und einige Individualisierungsmöglichkeiten bietet.
Nachdem wir die passenden Lösungen nach einigen Versuchen ausgewählt hatten, haben wir sie, unter Berücksichtigung von rechtlichen und technischen Voraussetzungen schrittweise eingeführt. Wir begleiten sukzessive unsere Kunden bei der Umstellung und informieren vorab über die Änderungen.
Nach der Implementierung haben wir, wie auch bei den ersten Versuchen mit anderen Anbietern angefangen die Ergebnisse zu messen und dabei unsere Ziele und Kennzahlen festgelegt, wie zum Beispiel die Zeitersparnis, die Zufriedenheit der Kunden und Mitarbeiter oder die Qualität. Wir holen außerdem fortlaufend Feedback von den Beteiligten ein, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren.

Die Digitalisierung der Hausverwaltung aus unserem Blickwinkel

Wir nutzen die große Chance unser Unternehmen auf das nächste Level zu bringen. Wir schaffen mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit, erreichen eine Steigerung der Produktivität, Qualität, Kommunikation und Kundenzufriedenheit, welche die Bindung zwischen uns und unseren Kunden untermauert. Wir überwinden Widerstände gegen die Digitalisierung, bauen uns laufend weitere Kompetenzen auf und gestalten so gemeinsam und erfolgreich die Zukunft.